Kultury protrasankcyjne i kultury propartnerskie
Przedstawiciele kultur protransakcyjnych przykładają niewielką wagę do relacji łączących ich z kontrahentami. Obserwuje się większą koncentrację na osiągnięcie celu i chęć szybkiego przejścia do tzw. „konkretów” w myśl zasady „czas to pieniądz”. Biznes jest biznesem, stąd też do interesów przechodzi się już po kilku minutach rozmowy na tematy ogólne. Styl komunikacji jest bezpośredni, ceni się otwartość i szczerość wypowiedzi. Priorytetem rozmów jest zrozumienie, a ewentualne konflikty rozwiązywane są w oparciu o pisemne kontrakty. Nie jest niczym niestosownym zasiadanie do negocjacyjnego stołu w obecności prawnika czy też z przygotowanym wcześniej projektem umowy zakładającym szczegóły i detale realizacji transakcji. Ze względu na znaczną drobiazgowość umów oraz chęć formułowania wszystkiego na piśmie kultury te otwarte są do zawierania transakcji z obcymi. W kulturze protransakcyjnej częstotliwość spotkań osobistych, „twarzą w twarz” nie jest aż tak istotna jak w kulturze propartnerskiej. Wiele spraw czy ustaleń można załatwić mailowo bądź telefonicznie bez fizycznej obecności. Kraje protransakcyjne to głównie: kraje skandynawskie, germańskie europejskie, kraje Ameryki Północnej, Australia i Nowa Zelandia.[2]
Zrozumienie podejścia do biznesu jest kluczowe, gdyż o ile chcąc nawiązać współpracę z Duńczykiem czy Szwedem czasem wystarczy wysłać ofertę lub folder reklamowy mailem, o tyle Japończyk raczej nie zareaguje na tego typu propozycję współpracy.[3] Co istotne, na rynku światowym zdecydowanie więcej jest przedstawicieli kultur propartnerskich, dla których ważne jest nawiązanie relacji z kontrahentem czy partnerem biznesowym. Nieuniknionym może się okazać pośrednik znający obie strony, organizacja handlowa czy chociażby ambasador. Częstą praktyką są spotkania towarzyskie o nieformalnym charakterze, wzajemne poznawanie się i stopniowe zdobywanie zaufania zanim przejdzie się do umówienia mityngu o charakterze handlowym. Ze względu na dużą rolę zaufania w kontaktach biznesowych nie przywiązuje się znacznej wagi do formalizowania szczegółów umowy. W sytuacji renegocjacji warunków niestosownym będzie wysyłanie e-maila – oczekuje się raczej bezpośredniego spotkania. Co równie ważne, ze względu na to iż dąży się do harmonii i pozytywnych relacji – styl komunikacji nie jest bezpośredni. Kultury propartnerskie rzadko zatem używają wprost sformułowania „nie”, częstszym w użyciu jest „zastanowię się”, bądź „to trudne”. Zdarza się, że przedstawiciele kultur protransakcyjnych postrzegani są przez propartnerskich jako zbyt pewni siebie, czy nawet grubiańscy. Do kultur tych należą: kraje arabskie, większość krajów Afryki, Ameryki Łacińskiej, Azji.[4]
Kultury ceremonialne i nieceremonialne
Ceremonialność jest ściśle związana z okazywaniem szacunku. Wiąże się ze statusem społecznym pozycją w hierarchii, zakresem władzy itd. W kontaktach międzynarodowych z reprezentantami kultur ceremonialnych zaleca się stosowanie tytułów i zwrotów grzecznościowych; najczęściej do rozmówców zwraca się po nazwisku poprzedzając je tytułem (nie po imieniu); ponadto ważnym jest by do stołu negocjacyjnego zasiedli reprezentanci odpowiednio wysokiego szczebla, w przeciwnym razie przedstawiciele kultur ceremonialnych (formalnych) mogą poczuć się urażeni, potraktowani niepoważnie, czy nawet zerwać kontrakt czy współpracę. Rytuały protokolarne są rozbudowane i bardzo liczne, dlatego chcąc się porozumieć zaleca się zatem być wręcz nadmiernie ceremonialnym.
Przedstawiciele kultur ceremonialnych to: kraje arabskie, większość krajów europejskich (w tym kraje basenu Morza Śródziemnego), azjatyckich oraz kraje latynoamerykańskie.
Co ciekawe – w niektórych krajach (np.: Korea Południowa, Japonia, Arabia Saudyjska) tradycyjnie mężczyźni zajmują wyższą rangę w pozycji społecznej niż kobiety, stąd najwyższe stanowiska piastują przedstawiciele płci męskiej. Członkowie kultur o wysokim stopniu męskości i jednocześnie mocno ceremonialnych mogą nie być mentalnie przyzwyczajeni do robienia interesów z kobietami na równej płaszczyźnie.
W krajach nieceremonialnych (egalitarnych) ludzie czują się niezręcznie, gdy mają do czynienia ze znacznymi dysproporcjami w statusie zawodowym czy społecznym, stąd też wszelkie nierówności są mniejsze i słabiej odczuwalne. Większość partnerów biznesowych przechodzi na „ty” tj. zwracają się do siebie po imieniu, a nie po nazwisku czy tytułem. Nie ma zbyt wielu rytuałów protokolarnych, a te które istnieją – są nieskomplikowane. W negocjacjach z członkami kultur egalitarnych należy uważać, by nie sprawić wrażenia „wywyższania się”.
Kraje egalitarne to: Australia, Nowa Zelandia, Stany Zjednoczone, kraje skandynawskie[5]
Kultury monochroniczne i polichroniczne
W transakcjach międzynarodowych spotkać można się nawet z odmiennym podejściem i pojmowaniem czasu. Oczywiście różnice te dostrzec możemy nawet w obrębie jednego kraju (stereotypowo obserwowalne, gdy młoda osoba z dużego miasta pomiędzy jednym a drugim spotkaniem wpadnie z wizytą na herbatę do babci na wieś) i choć w niniejszym opracowaniu mowa o różnicach na poziomie międzynarodowym i o uogólnieniu na skalę całego kraju – warto mieć na uwadze, iż niemal w całym świecie tereny mocniej uprzemysłowione charakteryzują się większą monochronicznością niż obszary mniej zurbanizowane.
W kulturach monochronicznych czas pojmowany jest jako linearny zasób o nieodnawialnym charakterze. Typowe zatem dla kultury tej jest sformułowanie „czas to pieniądz”, bowiem czas pełni funkcję niemalże waluty: może być „stracony”, „zaoszczędzony”, „zainwestowany”.[6] W krajach monochronicznych ceni się o punktualność, a jej nieprzestrzeganie jest oznaką braku szacunku. Ponadto podczas spotkań negocjatorzy skoncentrowani są na jak najefektywniejszym wykorzystaniu czasu, stąd zazwyczaj obowiązuje odpowiedni, zaplanowany wcześniej harmonogram rozmów, a mityngi rzadko kiedy są przerywane czy odwoływane.
Kraje o takim podejściu do czasu to przede wszystkim: kraje nordyckie, germańskie, północnoamerykańskie i Japonia.
Z kolei dla reprezentantów kultur polichronicznych czas jest zasobem odnawialnym, płynącym w sposób wielowątkowy czy nawet cykliczny. W kontaktach uwaga skupiona jest bardziej na relacjach – ich budowaniu i utrzymaniu niż na efektywnym wykorzystaniu czasu. Dlatego też całkowicie akceptowalnymi są spóźnienia, zmiany w harmonogramie czy przekładanie spotkań. Rozmowy częstokroć mają charakter wielowątkowy, podejmując kilka kwestii jednocześnie.
W obszarze Europy obserwować można, iż kraje północne (nordyckie, germańskie) charakteryzują się znaczną monochronicznością, zaś im dalej na południe tym czas wydaje się „płynąć wolniej”. W krajach basenu Morza Śródziemnego powszechną i wręcz oczekiwaną praktyką jest przybycie na spotkanie po czasie.[7] Poza Europą do kultur polichronicznych zaliczyć można kraje: arabskie, większość afrykańskich, Ameryki Łacińskiej i Południowej i Azji Południowej.
Kultury ekspresyjne i powściągliwe
Ludzie ekspresyjni zazwyczaj czują się niekomfortowo, gdy podczas rozmowy na chwilę zapadnie cisza. Z kolei przedstawiciele kultur powściągliwych cenią sobie możliwość spokojnego przeanalizowania wypowiedzi. Dla przykładu: negocjatorzy z Japonii często zastanawiając się siedzą i nic nie mówiąc, co po kilku sekundach Grekom czy Meksykanom wydaje się wiecznością i czują się wręcz zmuszeni by powiedzieć cokolwiek, co przerwie tę nieznośną ciszę.[8] W kulturach powściągliwych ceni się naprzemienność wypowiedzi i nieprzerywanie rozmówcy. Spokojna dyskusja, bez podnoszenia tonu głosu jest wyrazem opanowania i szacunku do interlokutora. Ponadto powściągliwość obserwowana jest także w znikomej gestykulacji, czy dystansie społecznym – oczekuje się większych odstępów między osobami, nie należy podchodzić zbyt blisko. Istotnym jest także samo powitanie i kontakt wzrokowy: w kulturach powściągliwych unika się nawet uścisku dłoni, a jeśli już jest – powinien być subtelny i delikatny. Ponadto zbytnie przypatrywanie się może być odczytane jako przejaw wrogości powodując zakłopotanie, onieśmielenie czy nawet próbę zastraszenia.
Kultury powściągliwe to przede wszystkim: kraje Azji Wschodniej i Południowo-Wschodniej, kraje nordyckie, germańskie.
Z kolei kultury ekspresyjne komunikują się w sposób żywy, energiczny, mocno intonując (a nawet wykrzykując) istotne dla nich kwestie. Można się spodziewać wyrazistej mimiki i ożywionej gestykulacji. Dystans przestrzenny wynosi ledwie pół ręki, należy również być przygotowanym na kontakt cielesny (uściski, poklepywania, dotknięcia). Intensywność kontaktu wzrokowego również jest znacznie większa: bezpośrednie patrzenie sobie w oczy w czasie negocjacji świadczy o szczerości i zainteresowaniu, ludzie lubią „czytać” z wyrazu twarzy. Powszechnie akceptowalnym jest przerywanie rozmówcy, czy nawet sytuacja, w której kilka osób mówi jedocześnie.
Wysoką ekspresyjność przejawiają przedstawiciele krajów: romańskich, śródziemnomorskich i latynoamerykańskich.
Dla lepszego zobrazowania i trafniejszej interpretacji warto wyznaczyć klarowny punkt odniesienia i zastanowić się nad umiejscowieniem Polski na kulturowej „mapie świata”. Położenie polskiej mentalności i kultury społecznej prezentuje poniższy wykres:
Źródło: opracowanie własne na podstawie na podstawie: D.Subocz: „Geert Hofstede – praktyczne zastosowanie wymiarów kultur narodowych [w:] http://dlibra.umcs.lublin.pl/Content/21803/PDF/czas19356_25_1_2_2012_3.pdf (dostęp: 18.12.2021)
Z kolei pozycja Polski (zarówno Polacy o sobie, jak i inne nacje o Polsce) w wymiarze ujętym przez Gestlanda przedstawiona została na rys.1
Rys.1 Ocena polskiego stylu negocjacji
Źródło: A.Łącka, B.Krawczyk-Bryłka: „Percepcja różnic kulturowych w negocjacjach na przykładzie Polski i Chin” [w:] https://docplayer.pl/28482265-Percepcja-roznic-kulturowych-w-negocjacjach-na-przykladzie-polski-i-chin-1.html (dostęp: 18.12.2021)
Różnice kulturowe w przypadku inwestycji zagranicznych są nie do uniknięcia, niemniej nie przekreślają możliwości porozumienia się. Otoczenie społeczno-kulturowe stanowi zarówno barierę jak i mnogość szans rozwoju.[9] Znając specyfikę kultury docelowego państwa współpracy z większą swobodą i empatią można podejść zarówno do negocjacji, uzgadniania warunków kontraktu, jak i planowania strategii marketingowej. Chcąc podejmować kooperacje na międzynarodowej arenie przyszłych eksporterów nie powinny dziwić odwołane w ostatnim momencie spotkania np.: z Włochami, czy pytania Chińczyków o 10 letnie zwroty z inwestycji. Warto mieć również na uwadze większą dbałość o budowanie relacji w rozmowach z przedstawicielami kultur partnerskich, jak również stosowanie bardziej miękkich form negocjacji np.: ze Skandynawami. Świadomość odmienności może się okazać kluczem do sukcesu.
[1] R. R. Gesteland: „Różnice kulturowe a zachowania w biznesie”, PWN, Warszawa 2000, s. 26
[2] Z.Witaszek: „Kulturowe uwarunkowania negocjacji oraz zasady ich prowadzenia” [w:] „Zeszyty naukowe Akademii Marynarki Wojennej”, nr 1 (168), Szczecin 2007, s.108
[3] A.Olejniczak: „Wpływ różnic kulturowych na rozwój organizacji”, Studia i prace Wydziału Nauk Ekonomicznych i Zarządzania nr 37, Uniwersytet Łódzki, Łódź 2014, s.120
[4] Z.Witaszek, op.cit
[5] Op.cit
[6] E.T. Hall: Understanding cultural differences, Mildred Reed Hall, 1990, s.13-14
[7] R.Gesteland, op.cit., S.65
[8] Op.cit., s.72-73
[9] A.Krawuczka: „Uwarunkowania kulturowe w marketingu międzynarodowym” [w:] „Aspekt kultowy międzynarodowego biznesu” pod red. U.Michalik i M.Michalskiej-Suchanek , Przegląd Nauk Stosowanych nr 3, Gliwicka Wyższa Szkoła Przedsiębiorczości, Katowice 2014, s.20