Misja gospodarcza – jak się przygotować?

Wydarzenia

Udostępnij:
25 lipca, 2022

W procesie internacjonalizacji biznesu niezmiernie ważne jest planowanie i przygotowywanie strategii ekspansji na międzynarodowe rynki. Właściwe przygotowanie jest kluczowe dla eliminacji zbędnego ryzyka, usystematyzowania faktów i właściwego zarządzania procesem.  Oczywiście w pierwszej kolejności wkraczanie na zagraniczne rynki powinno zostać poprzedzone tzw. analizą zza biurka, czyli dokładnym przeszukaniem Internetu i  innych ogólnodostępnych baz. W kolejnym kroku dobrym pomysłem jest bezpośredni kontakt z docelowym rynkiem, jego naturalnym otoczeniem biznesowym i prawnym oraz umożliwienie sobie styczności z miejscową kulturą. Taki właśnie bezpośredni kontakt może zapewnić misja gospodarcza.

Misja gospodarcza jest służbowym, celowym wyjazdem zagranicznym przedstawicieli firmy, której celem jest lepsze poznanie docelowego rynku eksportowego. Fizyczna obecność i kontakt z kontrahentami, obcowanie z odmienną kulturą, poznawanie zwyczajów handlowych i preferencji  pozwala lepiej i pełniej przygotować się do międzynarodowej ekspansji. Wartym zauważenia jest fakt, iż misja gospodarcza jest zdecydowanie mniej kosztowna niż inwestowanie w zagraniczny marketing i relatywnie mniej czasochłonna niż poszukiwanie partnerów biznesowych w nieznanej przestrzeni po omacku. Istotnym jest również to, że w wielu krajach, zwłaszcza odległych kulturowo, osobisty kontakt z potencjalnym kontrahentem jest konieczny do rozpoczęcia jakiejkolwiek współpracy.[1]

Bardzo często inicjatywa organizowania misji gospodarczych podejmowana jest przez instytucje państwowe i inne placówki gospodarcze takie jak: Ministerstwa (np.: Rozwoju i Technologii, Sportu i Turystyki, Rolnictwa i Rozwoju Wsi etc.), Polską Agencję Inwestycji i Handlu, Regionalne Fundusze Rozwoju, Urzędy Marszałkowskie, czy Samorządy Wojewódzkie. Z reguły są to wydarzenia cykliczne, skierowane do przedstawicieli określonych branż, najczęściej reprezentujących małe i średnie przedsiębiorstwa, jednak kryterium naboru jest ustalane indywidualnie przez organizatorów wyjazdu.

Misje gospodarcze w zależności od liczby firm uczestniczących podzielić można na:

  • Misje gospodarcze indywidualne
  • Misje gospodarze zbiorowe

Warunki uczestnictwa pierwszego z wymienionych rodzajów ustalane są indywidualnie z przedsiębiorstwem lub prywatnym uczestnikiem. Niewątpliwą korzyścią jest maksymalizacja efektywności wyjazdu pod kątem specyficznych potrzeb i indywidualnego dopasowania do wymaganych i oczekiwanych efektów. Indywidualną misję przedsiębiorstwo może zaplanować samodzielnie, jednak związane jest to z dosyć sporym nakładem pracy i czasochłonnością oraz koniecznością przynajmniej minimalnego pojęcia o rynku, do którego przedstawiciel się udaje. Dlatego powszechną praktyką jest zlecanie zadania jej organizacji specjalistom: firmom doradczym i eksperckim, specjalizującym się w danym regionie, wykorzystującym w ten sposób doświadczenie i znajomość sytuacji gospodarczej w poszczególnych krajach oraz niejednokrotnie inicjującym współpracę z firmami rynku docelowego. Taka spersonalizowana usługa przygotowywana jest w sposób bardzo szczegółowy i precyzyjny mający na celu maksymalizację realizacji indywidualnych potrzeb przedsiębiorstwa. Często misje powiązane są z imprezami branżowymi, targami czy wystawami, które także stanowią doskonałe źródło pozyskiwania informacji i nawiązywania kontaktów biznesowych. Są również okazją do przedstawienia i zaprezentowania wachlarza asortymentowego produktów i usług oraz skonfrontowania go z akceptowalnym poziomem cenowym. Indywidualne misje gospodarcze pozwalają także na bardziej precyzyjne i solidne poznanie uwarunkowań administracyjnych i prawnych istniejących na danym rynku zagranicznym w odniesieniu do konkretnego przedsiębiorstwa. Jak można się domyślić, indywidualne misje gospodarcze są droższą opcją, niemniej w ramach różnorodnych programów rządowych i unijnych można starać się o rekompensatę całości lub części poniesionych kosztów.[2]

Z kolei misje gospodarcze zbiorowe organizowane są w formach naboru dla kilku firm lub osób z danej branży. Aspekty związane z terminami, harmonogramami czy programami narzucane są przez organizatora bądź uzgadniane z uczestnikami zakwalifikowanymi do wyjazdu po zakończeniu naboru. Większa liczba uczestników zdecydowanie pozwala zredukować koszty związane z organizacją misji, co wpływa na atrakcyjność cenową przedsięwzięcia. Niemniej wyjazdy zbiorowe stanowią swego rodzaju układ kompromisu: brane są pod uwagę szczególnie oczekiwania większości, realizacja potrzeb charakterystycznych i typowych dla danej branży, a nie specyficznych dla danego przedsiębiorstwa. Tego typu wyjazd charakteryzuje zatem stanowczo mniejsza precyzja w opracowaniu planu pobytu, z drugiej jednak strony większa liczba uczestniczących firm znacznie podnosi rangę przedsięwzięcia, co może wpływać na docelową ilość potencjalnych kooperantów pojawiających się na biznesowych spotkaniach na miejscu. Zbiorowa forma umożliwia również nawiązanie kontaktów na poziomie krajowym z przedstawicielami tożsamej branży, a czasem nawet wymianę cennych doświadczeń czy spostrzeżeń rynkowych.

Udział w misji gospodarczej  niesie za sobą szereg niewątpliwych korzyści. Przede wszystkim jest to doskonała okazja do nawiązania nowych kontaktów biznesowych, które mogą przełożyć się na docelową współpracę lub pozyskanie pożądanych rekomendacji. Spotkanie z przedstawicielami danego kraju pozwala również spojrzeć na rynek w odmienny sposób: nie przez pryzmat suchych faktów i danych do analizy, ale jak na żywy organizm, charakteryzujący się swoistymi potrzebami i oczekiwaniami. To także doskonała okazja do podpatrzenia funkcjonujących na danym rynku rozwiązań i  obowiązujących standardów – zarówno w zakresie zaznajomienia się z innowacyjnymi rozwiązaniami, które będzie można później wdrożyć we własnym biznesie – jak i obserwacji potencjalnych problemów i luk, z jakimi boryka się zagraniczny rynek celem właściwej oceny, spojrzenia „świeżym okiem” i wdrożenia pożądanych rozwiązań i usprawnień. Misje gospodarcze pozwalają ponadto zaznajomić się ze zwyczajami rynkowymi występującymi na danym obszarze handlowym, czy preferencjami konsumenckimi, poznać poziom cen i oczekiwania nabywców. Fizyczna obecność pozwala ponadto na solidniejsze poznanie uwarunkowań prawnych i finansowych obejmujących handel danymi towarami na interesującym przedsiębiorcę rynku.

W przypadku korzystania z formy zbiorowej misji gospodarczej przed wyjazdem warto skrupulatnie zaznajomić się z planem i ustalonym harmonogramem. Ważne jest, czy celem takiego wyjazdu jest udział w seminarium gospodarczym, konferencji, wystawach, targach czy też zorganizowanym spotkaniu z przedstawicielami zainteresowanych branż danego kraju. Każde z tych przedsięwzięć wymaga nieco innego przygotowania. Wielu ekspertów wskazuje,  iż biorąc udział w targach warto postawić na oryginalność stoiska – niesztampowe, ale mieszczące się w estetyce danego kraju stoisko może zapewnić większe zainteresowanie i trwalsze zapamiętanie przez potencjalnych klientów. Nie bez znaczenia są również przygotowane materiały marketingowe i identyfikacja wizualna, będące podstawą komunikacji, w których koniecznie należy uwzględnić kulturowe uwarunkowania chociażby w kontekście religijnym: upewnić się, czy nie są dla nikogo obraźliwe bądź czy nie będą miały niewłaściwych skojarzeń.

Materiały marketingowe, promocyjne czy wizytówki najlepiej przygotować w języku rodzimym danego kraju. W biznesie co prawda, szeroko rozpowszechniony jest język angielski, niemniej warto wysilić się i zainwestować we właściwe tłumaczenia, które z pewnością zostaną przychylnie odebrane przed potencjalnych kontrahentów. Prezentowana oferta powinna być przemyślana i odpowiednio zdefiniowana.  Nie bez znaczenia są slogany czy hasła reklamowe, które – jak zostało szerzej omówione w publikacjach dotyczących różnic kulturowych – mają odmienny wpływ na przedstawicieli odmiennych kultur. Ponadto warto również zwrócić uwagę na różnice w kontekście postrzegania detali technicznych (nie każdy kraj w równym stopniu doceni ilość badań, specyfikacji technicznych i testów) jak i wrażliwości na autorytety (nie w każdym kraju biały kitel modela zrobi równe wrażenie), a przecież tak ważnym jest, by oferta nie przytłoczyła nadmiarem informacji, a wyłuszczyła to, co dla odbiory najistotniejsze. Dlatego koniecznym jest wcześniej odpowiednio zdefiniować grupę przedsiębiorstw bądź konsumentów, do których ma zostać skierowany produkt bądź usługa.

W relacjach międzyludzkich ważną rolę odgrywa pierwsze wrażenie, jakie zostaje wywarte na rozmówcy. Zasada ta odnosi się także do współpracy biznesowej, dlatego opłacalnym jest zatroszczyć się o właściwą impresję. Omawiając aspekt pierwszego wrażenia nie można pominąć stosownego ubioru. Czynnik ten (na całe szczęście dla przyszłych zdobywców globalnego rynku) jest dosyć jednolicie postrzegany. Co do zasady przyjmuje się, iż powinien być schludny, stonowany i skromny. Pod pewnym względem można zatem powiedzieć, że typowy strój biznesowy jest uniwersalny dla całego świata, niezależnie od warunków klimatycznych (bowiem większość przestrzeni biurowych czy wystawowych wyposażonych jest w klimatyzację). U mężczyzn sprawdzi się garnitur, a u kobiet najbezpieczniejsza będzie spódnica czy sukienka zakrywająca kolana, koszula bądź bluzka i żakiet. Ważne, by ubiór nie był prześwitujący, mocno wycięty czy wyzywający. To samo dotyczy biżuterii, która jeśli występuje – powinna być skromna i nierzucająca się w oczy. Wskazane jest unikać mocno jaskrawych barw a także bieli i czerni, które w wielu miejscach mogą symbolizować nieszczęście bądź żałobę (jako ciekawostkę można dodać, iż w Malezji kolor żółty jest kolorem zarezerwowanym dla rodziny królewskiej). Niemal wszędzie w dobrym tonie będzie granat, błękit, odcienie szarości bądź pastelowe kolory uszyte z dobrej jakości materiałów.[3]

We wszystkich kręgach kulturowych mile widziane jest nauczenie się kilku zwrotów lub przynajmniej przywitania w języku rodzimym gospodarzy. Dodatkowo wskazane jest wziąć pod uwagę etykietę związaną z ukłonem bądź uściskiem ręki, czy wymianą wizytówek. Nie bez znaczenia jest także stosowanie odpowiednich tytułów.[4] Przygotowując się do misji gospodarczej warto po prostu zapoznać się z kulturą kraju do którego organizowany jest wyjazd, by niepotrzebnie nie narażać siebie na dyskredytujące faux pas.

Organizując misję gospodarczą samodzielnie przedstawiciele firmy zazwyczaj udają się na wcześniej umówione spotkania z potencjalnymi kontrahentami. W dobrym tonie jest potwierdzenie zaplanowanej wizyty z tygodniowym wyprzedzeniem, a w przypadku kultur polichromicznych – nie zaszkodzi potwierdzić także na dzień przez przybyciem. Dobrym pomysłem jest wcześniejsze sprawdzenie, czy w okolicy destynacji podróży nie odbywają się wystawy, targi bądź konferencje, które dodatkowo ubogacą wyjazd o cenne doświadczenie i kontakty. Ze względu na fakt, iż każdy dzień misji gospodarczej wiąże się z kosztami (zakwaterowanie, wyżywienie czy diety dla pracowników), opłacalnym jest takie zaplanowanie wyjazdu, aby każdego dnia przypadały dwa spotkania.[5] W nawiązywaniu relacji z kulturami kolektywnymi i polichromicznymi szczególnie należy mieć na względzie możliwość opóźnienia czy przedłużania się rozmów. W złym tonie będzie ponaglanie czy przerywanie spotkania.

Skuteczne przeprowadzenie misji niewątpliwie wymaga odpowiedniego zaplanowania jak również zaangażowania nie tylko w budowanie, ale też późniejsze utrzymywanie relacji biznesowych. Dobrą praktyką jest wysłanie podsumowań rozmów drogą mailową, podziękowanie za gościnę, czy przesłanie kilku miłych słów  np.: odnośnie jedzenia, krajobrazu, czy infrastruktury firmy.

Nie należy zapominać o analizie i podsumowaniu przedsięwzięcia pod kątem skonfrontowania osiągniętych efektów w stosunku do zakładanych rezultatów: formułowanie wniosków i ocena rezultatów jest równie ważna jak właściwe planowanie.

[1] https://www.paih.gov.pl/nasze_uslugi/ekspansja_zagraniczna/misje_gospodarcze# (dostęp: 04.01.2022)

[2] https://www.gov.pl/web/fundusze-regiony/skorzystaj-z-funduszy-europejskich (04.01.2021)

[3] https://www.parp.gov.pl/storage/publications/pdf/2014_kultura_biznesu.pdf (dostęp 04.01.2021)

[4] J.Schroeder: „Etykieta biznesu w kontaktach międzynarodowych. Przewodnik po krajach”, Wena, Poznań 2018

[5] https://www.rozwojeksportu.pl/2018/01/zorganizowac-misje-gospodarcza-aby-odniesc-sukces/ (dostęp: 04.01.2022)